Jangan Sampai Terjebak! 5 Kesalahan Umum Saat Membuat Dokumentasi Sederhana
Pernah nggak sih, kamu bikin dokumentasi untuk project atau tugas, terus pas dibaca lagi beberapa minggu kemudian malah bingung sendiri? Atau mungkin kamu kasih dokumentasi ke teman, eh dia malah tambah pusing? Tenang, kamu nggak sendirian. Banyak orang, termasuk aku dulu, sering banget melakukan kesalahan yang sama saat membuat dokumentasi sederhana. Padahal dokumentasi yang baik itu gampang kok, asal tahu triknya.
Nah, biar dokumentasi kamu nggak cuma numpuk di folder, yuk kita bahas kesalahan umum yang sering terjadi. Siapa tahu kamu pernah melakukannya juga.
1. Terlalu Banyak Istilah Teknis yang Nggak Dijelaskan
Ini jebakan paling klasik. Kamu paham banget sama istilah-istilah teknis karena setiap hari bergaul dengan kode atau sistem. Tapi coba bayangkan, orang lain yang baru pertama kali baca dokumentasi kamu. Mereka mungkin bingung dengan singkatan seperti API, CLI, atau SQL. Atau istilah-istilah lain yang buatmu sudah biasa, tapi buat mereka adalah bahasa alien.
Solusinya? Gunakan bahasa yang sederhana. Kalau terpaksa pakai istilah teknis, kasih penjelasan singkat di awal atau buat glosarium kecil. Ingat, dokumentasi sederhana tujuannya agar mudah dipahami, bukan untuk pamer kepintaran.
2. Tidak Menyertakan Contoh yang Jelas
Dokumentasi yang cuma berisi teori tanpa contoh konkret itu ibarat resep masakan yang cuma bilang “masak sampai matang”. Nggak jelas, kan? Orang butuh tahu seperti apa “matang” itu, berapa lama, dan bagaimana hasil akhirnya.
Contoh bisa berupa cuplikan kode, screenshot, atau langkah-langkah yang langsung bisa diikuti. Misalnya, kalau kamu menjelaskan cara install suatu tools, sertakan perintah persis yang harus diketik. Atau kalau menjelaskan fitur, beri tangkapan layar yang menunjukkan tampilannya. Contoh membuat dokumentasi jadi hidup dan mudah ditiru.
3. Tidak Ada Struktur yang Jelas
Pernah baca dokumentasi yang isinya acak-acakan kayak coretan buku catatan? Paragraf loncat-loncat, nggak ada pembagian bab, dan nggak jelas mana yang harus dilakukan duluan. Ini bikin pembaca frustrasi.
Untuk dokumentasi sederhana pun, struktur itu penting. Minimal ada:
– Judul yang menjelaskan isi dokumentasi
– Pendahuluan (apa yang akan dijelaskan)
– Langkah-langkah (kalau tutorial) atau Bagian-bagian (kalau referensi)
– Kesimpulan atau catatan penting
Gunakan heading, subheading, atau bullet points biar mudah dipindai. Orang nggak akan baca setiap kata, mereka akan mencari bagian yang relevan dulu.
4. Tidak Update Sesuai Perubahan
Ini dia musuh bebuyutan semua dokumentasi. Kamu bikin dokumentasi dengan susah payah, tapi beberapa bulan kemudian ada perubahan sistem atau fitur. Dokumentasi lama tetap dibiarkan begitu saja. Akibatnya, orang yang baca jadi salah langkah. Mereka mengikuti petunjuk lama yang ternsudah kadaluwarsa.
Kuncinya: jadikan dokumentasi sebagai “makhluk hidup”. Setiap kali kamu melakukan perubahan pada project, sempatkan beberapa menit untuk memperbarui dokumentasi. Catat tanggal revisi biar pembaca tahu itu masih relevan. Kalau nggak sempat update total, setidaknya beri peringatan di bagian tertentu yang sudah berubah.
5. Mengabaikan Pengguna Dokumentasi
Kesalahan terakhir adalah membuat dokumentasi dari sudut pandang kita sendiri. Kita tahu isi kepala kita, tapi nggak tahu apa yang dibutuhkan pembaca. Misalnya, kita jelaskan cara menggunakan fitur tanpa menjelaskan masalah apa yang bisa dipecahkan oleh fitur itu.
Coba ubah perspektif. Sebelum menulis, tanyakan: “Siapa yang akan membaca ini? Apa yang mereka ingin ketahui? Masalah apa yang mereka hadapi?” Kalau dokumentasi untuk pemula, jelaskan secara bertahap dari nol. Kalau untuk yang sudah mahir, langsung ke inti tanpa basa-basi.
—
Kesimpulan
Membuat dokumentasi sederhana yang baik sebenarnya nggak susah. Cukup hindari lima jebakan di atas: bahasa terlalu teknis, kurang contoh, struktur berantakan, tidak di-update, dan egois dengan sudut pandang sendiri.
Mulailah dengan menulis seperti kamu sedang menjelaskan ke teman yang baru belajar. Gunakan bahasa santai, beri contoh, dan pastikan strukturnya rapi. Jangan lupa untuk selalu merevisi seiring waktu. Percayalah, usaha kecil untuk membuat dokumentasi yang baik akan terbayar ketika kamu atau orang lain bisa menggunakannya tanpa kebingungan.
Nah, sekarang coba cek dokumentasi yang pernah kamu buat. Apakah ada lima kesalahan di atas? Kalau ada, yuk perbaiki dari sekarang!